Sécuriser les données et valoriser la qualité de vos pratiques

Dans les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD), la protection des données personnelles est un enjeu majeur. Les informations médicales, sociales et administratives des résidents sont sensibles et doivent être traitées avec le plus haut niveau de sécurité et de confidentialité.

Au-delà des obligations du RGPD, les établissements sont aussi tenus de répondre aux exigences du Référentiel de l’HAS pour la qualité des ESSMS (Établissements et Services Sociaux et Médico-Sociaux). Ce cadre, mis à jour en 2022, renforce les attentes en matière de gestion des données et de respect du secret professionnel.

Yec’Hed Mat Conseil accompagne les EHPAD et établissements médico-sociaux dans la réalisation d’audits de conformité RGPD, afin d’évaluer leurs pratiques, de sécuriser leurs données et de valoriser leurs engagements auprès des autorités de contrôle et des parties prenantes.

Pourquoi réaliser un audit RGPD dans votre EHPAD ?

Un audit RGPD est le moyen le plus efficace pour faire le point sur votre conformité, à la fois :

L’audit RGPD permet d’identifier les écarts et de construire une feuille de route opérationnelle, pour une mise en conformité durable et valorisée lors des évaluations externes.

Notre expertise des établissements médico-sociaux

Yec’Hed Mat Conseil est spécialisé dans la protection des données de santé et l’accompagnement des structures médico-sociales.

Nous avons développé une expertise spécifique auprès des EHPAD, cliniques, services de soins à domicile (HAD), et plus largement des ESSMS. Notre expérience nous permet d’adapter notre approche aux réalités du terrain, en tenant compte des contraintes des établissements et des exigences des autorités de tutelle.

Notre méthodologie d’audit RGPD

Notre démarche suit les meilleures pratiques définies par la norme ISO 19011 qui encadre les missions d’audit.

1. Étude documentaire approfondie

Nous analysons vos procédures et documents existants :

  • Modalités de stockage et d’archivage des dossiers des résidents
  • Notes d’information, règlements intérieurs, contrats de séjour
  • Charte informatique et gestion des habilitations
  • Registres des traitements, engagements de confidentialité du personnel
  • Protocoles de gestion des incidents de sécurité et des violations de données

2. Entretiens avec les parties prenantes

Des échanges sont menés avec les professionnels clés de votre établissement :

  • Direction et équipe de gouvernance
  • Médecin coordinateur, infirmiers, cadre de santé
  • Responsable des systèmes d’information (DSI)
  • Assistante sociale, personnel administratif

Ces entretiens permettent d’évaluer la connaissance des obligations RGPD et la mise en œuvre concrète des pratiques de sécurisation.

Nos livrables : audit détaillé et feuille de route de conformité

Rapport d’audit personnalisé

Ce document dresse un état des lieux précis de votre conformité au RGPD, identifie les points forts et les axes d’amélioration. Il peut être présenté lors de l’évaluation qualité de l’HAS pour témoigner de votre démarche proactive.

Feuille de route opérationnelle

Nous vous remettons un plan d’action clair et priorisé :

  • Liste des documents à créer ou à actualiser
  • Recommandations sur les processus à déployer
  • Bonnes pratiques de sécurisation des accès et des données
  • Actions de sensibilisation du personnel

Cette feuille de route vous aide à piloter efficacement votre mise en conformité et à répondre sereinement aux exigences des autorités et des partenaires.

Contactez-nous : notre cabinet est à vos côtés pour renforcer la conformité et la sécurité de votre établissement tout en contribuant à la qualité des services proposés à vos résidents.

Les informations recueillies par Yec’Hed Mat Conseil font l’objet d’un traitement informatique destiné à vous informer sur les services et les prestations de l’entreprise : conseil, audit, coaching et formation. Ces informations seront conservées pour une durée de un an. Conformément à la loi Informatique et Libertés et au Règlement Européen sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, vous pouvez le faire en l’indiquant via le formulaire ci-dessus, ou bien par courrier postal : Yec’Hed Mat Conseil, 18 rue de Briord, 44000 Nantes. Pour en savoir plus, reportez-vous à notre Politique de protection des données à caractère personnel.